Accounts Payable-Lösung von
Open Text
Optimale
Rechnungsbearbeitung senkt Kosten, verbessert Liquiditätsmanagement
München, 15.04.2009 – Bei Umsatzeinbußen und schlechteren
Kreditbedingungen wird Liquidität zum entscheidenden Erfolgsfaktor für
Unternehmen. Daher kommt es darauf an, die verfügbare Liquidität gezielt für
Kostensenkungsmaßnahmen einzusetzen. Die Experten von Open Text™ (NASDAQ:OTEX,
TSX:OTC), eines führenden Anbieters für Enterprise Content Management (ECM),
raten daher dringend, den strategischen Wert einer optimierten
Rechnungsbearbeitung zu nutzen.
Obwohl die meisten großen Unternehmen leistungsstarke Finanzbuchhaltungssysteme
wie zum Beispiel SAP einsetzen, findet die Rechnungsbearbeitung in gut 90
Prozent der Fälle immer noch auf Basis von Papier statt. Historisch gesehen,
haben sich Unternehmen rund um die Rechnungsbearbeitung auf Papier-Basis
entwickelt, so Tom Walker, Open Text-Portfolio-Manager für
Rechnungsbearbeitungslösungen. Solange reichlich Liquidität vorhanden war, hat
sich niemand um die Verbesserung dieser Prozesse gekümmert. Es herrschte sogar
die Meinung vor, dass die Rechnungsbearbeitung nicht zum Kerngeschäft gehöre.
Vor dem Hintergrund der gegenwärtigen wirtschaftlichen Lage jedoch
lohnt sich der Wechsel hin zu einer digitalisierten Rechnungsbearbeitung wie
nie zuvor. Das Management erhält dadurch eine weit bessere Kontrolle über den
Cashflow, gleichzeitig tun sich neue Möglichkeiten für Kosteneinsparungen auf.
„Angesichts der wachsenden fundamentalen Bedeutung, einen angemessenen
Cashflow zu erzielen, suchen die Unternehmen nach neuen Wegen jenseits der
traditionellen Methoden von Umsatzsteigerungen und Kostensenkungen.
Rechnungsbearbeitung ist eines der Gebiete, mit denen sie sich intensiv
beschäftigen“, fährt Tom Walker fort. In einem vor kurzem veröffentlichten
Podcast (http://podcast.opentext.com/public/channel/rss/ot-ecm-news/item/12-Open-Text-ECM-News-03-09-invoice-management.mp3)
diskutiert Tom Walker mit Henry Ijams, dem CEO von PayStream Advisors, einer
Forschungs- und Beratungsfirma im Bereich Finanz- und
Kreditorenbuchhaltungssysteme, und Bernhard Fischer, Vice President of Solution
Management bei SAP.
„Papier ist geradezu die Antithese zur Idee der Prozesskontrolle, denn
wir wissen einfach nicht, wo sich eine Papierrechnung im Prozess befindet“,
betont Henry Ijams. „Mit einer Lösung für Rechnungsmanagement lassen sich
Informationen zentralisieren, die Rechnungen werden sichtbar, sobald sie
eingegangen sind. Diese Transparenz schafft neue Möglichkeiten für das Management
von Liquiditätsabflüssen.“
Eine der damit verbundenen Möglichkeiten besteht laut Tom Walker im
Aushandeln günstiger Zahlungsbedingungen. Mit Systemen auf Papier-Basis dauert
die typische Rechnungsbearbeitungszeit rund drei Wochen. Demgegenüber beträgt
die durchschnittliche Bearbeitungszeit mit einer Lösung für Rechnungsmanagement
lediglich ein bis zwei Tage. Dadurch kann ein Unternehmen Preisnachlässe gegen
eine schnelle Bezahlung aushandeln. Für ein Unternehmen mit fünf Mrd. US-Dollar
Umsatz können zwei Prozent Skonto im Lauf eines Jahres mehrere Millionen an
zusätzlichen liquiden Mitteln bedeuten. Damit lassen sich Umsatzeinbußen in
entsprechender Höhe und darüber hinaus ausgleichen.
In Zeiten, in denen sich der Kreditzugang verschlechtert, stellt ein
transparentes Cash-Management eine wesentliche Voraussetzung dafür dar,
Verpflichtungen gegenüber Lieferanten pünktlich zu begleichen. Zudem können
Unternehmen mit Lösungen für das Rechnungsmanagement Finanzberichte schnell und
ohne Fehler erstellen, das Vertrauen von Kreditgebern und Investoren steigt
entsprechend.
Ein weiterer Vorteil, den Systeme für Rechnungsmanagement Unternehmen
verschaffen, sind niedrigere Betriebskosten. „Unternehmen müssen ihre
finanzielle Wertschöpfungskette in ihrer Gesamtheit betrachten und die
ineffizienten Stellen identifizieren und beseitigen“, erläutert Bernhard
Fischer. „Kosteneinsparungen in einer Größenordnung von rund 60 Prozent sind
möglich, wenn die manuelle Dateneingabe beseitigt und Texterkennung eingeführt
wird. Es winken sogar noch größere Einsparungen, wenn die Unternehmen den
Ansatz von Shared Services für konsistente und fehlerfreie Zahlungen an alle
Lieferanten verfolgen.“
Jenseits der kurzfristigen Effekte – niedrigere Kosten und kürzere
Rechnungsbearbeitungszeiten – schafft das Rechnungsmanagement darüber hinaus
die Basis für kontinuierliche Prozessverbesserungen. „Mit einem System für das
Rechnungsmanagement bekommen Unternehmen wichtige Leistungsindikatoren an die
Hand, um die Effizienz weiter zu erhöhen, so dass immer weniger Prozessschritte
von Menschen erledigt werden müssen, oder die Regeln zu verbessern, um die Zahl
der Ausnahmen zu minimieren“, erklärt Tom Walker. „Aufgrund ihrer schnellen
Amortisation und des Potentials, Erträge aus der Nutzung von Preisnachlässen
und den langfristigen Effizienzgewinnen zu erwirtschaften, ist der Einsatz von
Systemen für Rechnungsmanagement sinnvoller denn je.“
Tom Walker diskutiert die Thematik Rechnungsmanagement auf dem
International Accounts Payable Professionals (IAAP) Forum vom 19. bis 23. April
2009. Weitere Informationen hierzu sind unter http://www.opentext.com/2/ex_event.html?id=70120000000Auub
abrufbar.
Abteilungs- und IT-Manager von Handelsunternehmen erfahren mehr über
die Bedeutung von Liquidität und die Optimierungsmöglichkeiten in der
Rechnungsbearbeitung in dem Webinar vom 28. April mit dem Titel „Cash is King: Efficient
Cash Management and Accurate Liabilities in Retail“. Weitergehende Informationen und das Anmeldeformular sind unter http://www.opentext.com/2/ex_event.html?id=70120000000AuvU
erhältlich.
Open Text ist ein marktführender Hersteller einer Lösung zur
Rechnungsbearbeitung im Zusammenspiel mit SAP, die als Teil der Open Text ECM
Suite angeboten wird. Mit der Open Text-Lösung können Kunden die
Bearbeitungskosten pro Rechnung deutlich senken, die Bearbeitungszeit,
insbesondere fehlerhafter Rechnungen, reduzieren und die Mitarbeiter in der
Finanzbuchhaltung mit strategischeren Aufgaben betrauen. Weitere Informationen
zu der Rechnungsbearbeitungslösung von Open Text sind unter http://www.opentext.com/2/global/sol-products/sol-pro-ap.htm
abrufbar.
Diese Pressemitteilung ist unter www.opentext.de abrufbar.
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Open Text
Open Text, Anbieter von Unternehmenssoftware und
führend im Bereich Enterprise Content Management, unterstützt Unternehmen beim
Management von geschäftsrelevanten Inhalten und der vollen Erschließung des
damit verbundenen Nutzenpotenzials. Open Text verfügt über zwei Jahrzehnte
Erfahrung in diesem Bereich und unterstützt 50 Millionen Anwender in 114
Ländern. In Zusammenarbeit mit Kunden und Partnern bringt Open Text die besten
ECM-Experten – die Content Experts™ - an einen Tisch, so dass Unternehmen das
Wissen ihrer Organisationen erfassen und erhalten, den Markenwert steigern,
Prozesse automatisieren, Risiken minimieren, Compliance-Auflagen erfüllen und
ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern können. Weitere Informationen über Open Text
sind unter www.opentext.com abrufbar.
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